BPUG Projectcommunity

Best Practice User Group Nederland - Huishoudelijk Reglement

​​​​​​​Artikel 1 / Bestuursvergaderingen

1.1 Bestuursvergaderingen worden bijeengeroepen zo vaak de voorzitter of ten minste twee leden van het bestuur dit nodig achten, doch ten minste viermaal per jaar. Deoproepmet de conceptagenda, geschiedt onder verantwoordelijkheid van de secretarisdoor het secretariaaten ten minste twee weken voor de vergadering.

1.2 De agenda voor de bestuursvergaderingen wordt vastgesteld door de voorzitter en de secretaris. Ieder bestuurslid heeft het recht vooraf en/of ter vergadering puntenop de agenda te doen plaatsen.

1.3 Wanneer niet alle bestuursleden op een vergadering van het bestuur aanwezig zijn, kunnen bindende besluiten alleen worden genomen betreffende punten die vooraf op de agenda duidelijk zijn omschreven.

1.4 Besluiten worden bij acclamatie of, indien een of meerdere bestuursleden de noodzaak daarvan onderkennen, bij gewone meerderheid van stemmen genomen. Een bestuurslid dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, kan een ander bestuurslid schriftelijk machtigen namens hem aan de stemmingen deel te nemen.

1.5 Van de bestuurs-en ledenvergaderingen worden onder verantwoordelijkheid van de secretaris notulen gemaakt; de secretaris beheert tevens het archief.

Artikel 2 / Kandidaatstelling

2.1 Voor de op grond van artikel 8 sub 2 van de statuten plaatsvindende bestuursverkiezingen worden de namen van de door het bestuur gestelde kandidaten ten minste veertien dagenvoor de vergadering waarop de verkiezing plaats heeft, ter kennis van de leden gebracht.

2.2 De door leden voorgedragen kandidaten worden uiterlijk een week voor de vergadering waarop de verkiezing plaatsheeft, schriftelijk aan de secretaris bekendgemaakt. Deze kandidaatstelling wordt ter kennis gebracht van de ter vergadering aanwezige leden.

2.3 Alvorens tot stemming wordt overgegaan, wordt desgewenst gelegenheid gegeven tot discussie buiten tegenwoordigheid der gestelde kandidaten.

Artikel 3 / Zittingstermijnen

3.1 De maximale zittingstermijn voor bestuursleden is 2 termijnen van 3 jaar zoals bedoeld in artikel 8 sub 5 van de statuten

3.2 In het geval van invulling van de functie van voorzitter, penningmeester en secretariskan dit met een extra jaar verlengd worden indien dit gerechtvaardigd word door een inwerk periode van het nieuwe dagelijks bestuurslid en geaccordeerd door het bestuur of indien er geen kandidaat beschikbaar is voor de functie voorzitter, penningmeester of secretaris bij de formele beëindiging vande maximale zittingstermijn.

3.3 De maximale zittingstermijn voor een lid van de kascommissie is 2 jaar zoals bedoeld in artikel 14 sub 2van de statuten

Artikel 4 / Jaarverslag

De notulen van de ledenvergadering en de jaarverslagen van secretaris en penningmeester bedoeld in artikel 9 van de statuten,worden –zo nodigin verkorte vorm –in een hiervoor geëigend medium ter kennis van de leden gebracht.

Artikel 5 / Contributie

5.1 Degenen van wie het secretariaat een bericht van aanmelding voor lidmaatschap heeft ontvangen, wordt verzocht de contributie voor het lopende kalenderjaar te voldoen.

5.2 De contributie wordt jaarlijks door de algemene ledenvergadering vastgesteld.

5.3 Staffelkorting contributie:

• Bij aanmelding in het 1ekwartaal geldt de jaarlijkse contributie;
• Bij aanmeldingin het 2ekwartaal geldt een korting van 25%;
• Bij aanmelding in het 3ekwartaal geldt een korting van 50%;
• Bij aanmelding in het 4ekwartaal geldt een korting van 75%.

5.4 Bij beëindigingvan het lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar is het betrokken lid de contributie over het gehele verenigingsjaar verschuldigd.

5.5 Leden die 2 jaar de contributie na minimaal 2 herinneringen tot betaling per verenigingsjaar niet hebben voldaan worden geroyeerd.

5.6 Wanneer het lidmaatschap door royement wordt beëindigd, kan hetgeroyeerde lid aan de secretariste kennen geven in beroep te willen gaan tegen het royementsbesluit. In dat geval benoemt het bestuur een ad hoc beroepscommissie van 3 leden niet zijnde bestuursleden. De beroepscommissie doet binnen 6 weken uitspraak over de rechtmatigheid van het royement. De geroyeerde kan daarna nog in beroep gaan bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering die definitiefbeslist. Een geroyeerd lid kan slechts opnieuw lid worden indien de algemene ledenvergadering daartoe een unaniem besluit neemt.

5.7 Donateurs zijn zij die de Vereniging zonder tegenprestatie een schenking doen van minimaal €1000,-per jaar.5.8Ereleden en leden van verdienste zijn de Vereniging geen contributie verschuldigd.

Artikel 6 / Honorering en financiën

6.1 Leden van het bestuur of overeenkomstig artikel 18sub 4van de statuten ingestelde commissies ontvangen  voor de verrichting van hun werkzaamheden voor de vereniging geen andere beloning dan een vergoeding van gemaakte kosten.

6.2 Voor niet-begrote uitgaven van meer dan € 500,-is een bestuursbesluit noodzakelijk. Over niet-begrote uitgaven tot en met € 500,-beslist de penningmeester.

Artikel 7 / Administratie

De administratie wordt zodanig ingericht dat daaruit onder meer de volgende informatie beschikbaar kan worden gemaakt:

• kostenvergoedingen bestuur
• kosten van fondsenwerving en beheer
• aard en omvang van overige uitgaven
• aard en omvang van de inkomsten
• aard en omvang van het vermogen
• de namen van de leden met daarbij vermeld tot welke categorie lidmaatschapieder behoort.

Artikel 8 / Beleidsplanen activiteitenplan

8.1 Het bestuur stelt een meerjarenbeleidsplan op, dat jaarlijks aan de actualiteit wordt aangepast. Het meerjarenbeleidsplan bevat:

• een omschrijving van de te verrichten werkzaamheden
• inclusief eventueel aangestelde commissies
• een beschrijving van de methode van fondsenwerving
• een beschrijving van de wijze van beheer engebruikvan de verkregen fondsen
• de doelen waaraan en de wijze waarop de verkregen inkomsten zullen worden besteed.

8.2 Jaarlijks stelt het bestuur een activiteitenplan op, bevattende een overzicht van de in het volgend jaar in het kader van het meerjarenbeleidsplan te verrichten werkzaamheden.

8.3 Het meerjarenbeleidsplan en het activiteitenplan worden jaarlijks samen metde in artikel 14 van de statuten bedoelde stukkenter goedkeuring aan de algemene ledenvergadering voorgelegd.

Aldus goedgekeurd door de ledenvergadering van 18 februari2016

--------------------------------

Extra privacy notitie naar aanleiding van de mogelijkheden op de nieuwe website d.d. 25 januari 2023.
Na het aanmelden of inschrijven voor een kennissessie of webinar kan de BPUG de naam van de deelnemer op de website plaatsen.