BPUG Projectcommunity

Op 10 oktober 2024 vond de BPUG Communitydag plaats, waar projectmanagementprofessionals en studenten samenkwamen om te leren, te netwerken en te discussiëren over actuele ontwikkelingen binnen projectmanagement. Het programma bestond uit diverse workshops en presentaties die voor verdiepende inzichten zorgden.

1. Opening door Frank Oeben

De dag begon met een hartelijk welkom door Frank Oeben, voorzitter van BPUG. Hij benadrukte de unieke sfeer van de BPUG-community, die formeel een vereniging is, maar in de praktijk voelt als een vriendenclub van vakgenoten. Frank bedankte de betalende leden en partnerbedrijven voor hun steun en betrokkenheid, en gaf aan dat de kracht van de BPUG in de samenwerking ligt tussen organisatieteam, leden, partnerbedrijven en gasten. Hij heette ook de studenten van de Hogeschool Utrecht, die de Master Projectmanagement volgen, speciaal welkom.

2. Keynote door Ymkje Leijstra

De keynote werd verzorgd door Ymkje Leijstra, een cultureel antropoloog met expertise in transitiemanagement en inclusief leiderschap. Ymkje vertelde hoe haar slechtziendheid haar dwingt om anders naar organisaties te kijken en hoe dit haar leiderschapsstijl heeft gevormd. Ze deelde persoonlijke verhalen, waaronder haar ervaring met een reisbureau dat failliet ging doordat het niet met de tijd meeging. Dit leidde tot een reflectie op aanpassingsvermogen en het belang van leiderschap dat ruimte biedt voor nieuwsgierigheid en samenwerking.

Ze sloot af met een filosofisch verhaal over leiderschap, waarin ze de rol van autocratisch leiderschap en de nadelen ervan uitlegde, ondersteund door een anekdote over een koning die zijn volk opdroeg enkel aardappels te telen zonder ruimte voor discussie of inspraak. Dit leverde een interessante reflectie op over inclusief leiderschap en Deep Democracy, waarin juist ruimte wordt geboden voor nieuwsgierigheid en samenwerking om gezamenlijk tot gedragen besluiten te komen.

3. Communityronde 1

De ochtend ging verder met interactieve sessies waarin diverse actuele onderwerpen binnen projectmanagement aan bod kwamen.

3.1 Combineren van Scrum, Obeya en traditioneel projectmgt

In deze sessie deelden Erik Verreijt en Maurice Alberts van WIN Project & Change Performance hoe zij binnen hun organisatie verschillende methodieken combineren. Ze bespraken hoe hun veranderorganisatie inspeelt op de snelheid van veranderingen door Scrum, Obeya en traditionele projectmanagementmethodieken te verenigen. De focus lag op het vinden van balans tussen flexibiliteit en het behouden van een solide basis.

3.2 Hybride organisaties

Gido Cooiman van Fortes behandelde het spanningsveld in organisaties die verschillende projectmanagementmethoden door elkaar heen gebruiken. Met een directie die vasthoudt aan traditionele Waterfall-methodes en projectteams die werken volgens Agile en SAFe-frameworks, ontstaan er vaak tegenstrijdige verwachtingen. Gido legde uit hoe men deze verschillende lagen in organisaties op elkaar kan afstemmen.

3.3 Risicomanagement

Chris Kegler van Promista legde uit hoe risico's binnen projecten niet alleen negatieve aspecten vertegenwoordigen, maar ook kansen kunnen zijn. Hij deelde praktische manieren om risico's in kaart te brengen en een effectief risicomanagementplan te ontwikkelen. Deelnemers leerden hoe ze risico's tijdig kunnen identificeren en daarop kunnen anticiperen.

3.4 Verzet de bakens

Luc de Beer besprak de redenen waarom veel projecten binnen de overheid falen, met als belangrijkste oorzaak het gebrek aan professionaliteit onder bestuurders en een overmatige focus op industriële belangen. Deze sessie leverde een levendige discussie op over hoe projecten beter kunnen worden beheerd in complexe politieke omgevingen.

3.5 LEAN-scheduling binnen een agile werkomgeving

Paul Vogels en Suzanne Oudwater van Primaned gaven een inzichtelijke sessie over het verschil tussen projectbeheersing en projectmanagement, en hoe LEAN-scheduling kan bijdragen aan betere communicatie en juiste inzichten in complexe projecten. Door middel van een rollenspel werd duidelijk gemaakt hoe projectteams effectief kunnen omgaan met planning binnen agile omgevingen.

3.6 Als AI de oplossing is, wat is dan het probleem?

Marco Blijenburg van Conclusion leidde een discussie over de impact van AI op projectmanagement. Hij belichtte zowel de voordelen als de risico's van AI in het dagelijks werk, en benadrukte dat AI vooral routinetaken kan overnemen, terwijl vakmanschap essentieel blijft. Ook werden de ethische vraagstukken rond AI besproken.

4. Lunch en wrap-up van de ochtend

Tijdens de lunch, die plaatsvond op het communityplein, hadden de deelnemers de gelegenheid om informeel te netwerken en de ochtendessies te bespreken. De sfeer was ontspannen, met volop gelegenheid om ideeën uit te wisselen. Na de lunch volgde een korte wrap-up waarin de belangrijkste inzichten van de ochtend werden besproken en deelnemers aangemoedigd werden om na de middag nog verder de diepte in te gaan.

5. Communityronde 2

5.1 Organiseren van samenwerking

In deze sessie, geleid door GroupMapping, stond samenwerking centraal. Er werd gekeken naar de vraag waarom samenwerking binnen strategische programma’s vaak niet vanzelf goed gaat en hoe organisaties kunnen leren om op een flexibele en open manier te anticiperen op veranderingen in hun omgeving. De nadruk lag op het creëren van programma’s waarin mensen met plezier werken en duurzame resultaten boeken.

5.2 Missiegedreven projectmanagement

Een groep studenten van de Hogeschool Utrecht presenteerde hun visie op missiegedreven projectmanagement, waarin maatschappelijke vraagstukken centraal staan. De sessie bood een verfrissend perspectief op hoe projectmanagement kan bijdragen aan het realiseren van maatschappelijke doelen.

5.3 Agile leiderschap

Barbara Stam, Joost Comperen en Frank Oeben gingen in op het concept van Agile leiderschap en behandelden drie stellingen: "iedereen is een Agile leider", "iedere organisatie bevat Agile en projectmatig werken", en "een growth mindset is essentieel om te groeien". Deze interactieve sessie bracht veel inzichten naar voren over hoe Agile principes organisaties en individuen kunnen helpen om veerkrachtiger en flexibeler te worden.

5.4 Performance van projecten verbeteren

Jaap van der Deijl presenteerde onderzoek waaruit blijkt dat een aanzienlijk deel van de projecten niet succesvol wordt afgerond. Hij ging in op wat stakeholders nodig hebben om hun rol effectief te kunnen vervullen en hoe verspilling door mislukte projecten kan worden voorkomen.

6. Communityronde 3

In de derde communityronde gingen de deelnemers opnieuw uiteen voor verdiepende sessies

6.1 Uitgangspunten binnen capacity planning

Marco Efftink van Fortes besprak in deze sessie de verschillende uitgangspunten bij capaciteitsplanning. Hij stelde de vraag: plan je op basis van individuele competenties, skills of teams? Hij benadrukte dat de keuzes die hierbij gemaakt worden een directe impact hebben op de haalbaarheid en kwaliteit van capaciteitsmanagement, en gaf praktische handvatten om dit binnen organisaties te optimaliseren.

6.2 Persoonlijke drijfveren en teamdynamiek

Ron Bouwman en Luc Schouten van Ruysdael richtten zich op de invloed van persoonlijke drijfveren binnen teams en hoe authentieke inspiratie en gedeelde waarden de basis kunnen vormen voor succes. De sessie ging dieper in op de dynamiek binnen teams en hoe samenwerking kan leiden tot verhoogde productiviteit en succes.

6.3 Doen wat je altijd deed, dan krijg je wat je altijd kreeg

Deze sessie vervolgde op eerdere besprekingen over het verbeteren van projectperformance. Er werd ingegaan op hoe organisaties en projectmanagers kunnen leren van fouten en initiatieven kunnen ontwikkelen die een positieve impact hebben op de performance van projecten.

7 Communityronde 4

De laatste communityronde van de dag bood de deelnemers de kans om nog dieper in te gaan op specifieke thema’s.

7.1 Neemt AI 80% van de projectmanagementtaken over?

Joop Schefferlie van IPMA Nederland besprak een toekomstbeeld waarin AI tegen 2030 maar liefst 80% van de projectmanagementtaken zou kunnen overnemen. Hij schetste de enorme impact die dit zou kunnen hebben op het vakgebied en nodigde de deelnemers uit om hierover in gesprek te gaan.

7.2 Van strategie naar operationele concretisering

Roel Riepma besprak hoe organisaties hun strategie kunnen vertalen naar operationele resultaten. In zijn sessie behandelde hij het proces van strategische projectafbakening tot en met de uitvoering van projecten, en gaf hij praktische tips voor opdrachtgevers en projectmanagers.

7.3 Waardecreatie in projecten

Harry van Irsel presenteerde resultaten van een internationaal onderzoek naar de waardecreatie in projecten. Hij benadrukte dat de business case vaak de belangrijkste oorzaak is van waardeverspilling en dat projecten bedoeld zijn om de business case te realiseren. Zijn stelling was dat het vermogen van organisaties om waarde te creëren een cruciale kerncompetentie is in de 21e eeuw.

8. Key takeaways en afsluiting

De dag werd afgesloten met een wrap-up waarin de belangrijkste inzichten van de dag werden besproken. Paul leidde de (B)PUB-quiz waarin teams werden uitgedaagd om hun kennis van de dag te testen. Frank Oeben sloot de dag af met een inspirerende boodschap: "Dit is geen einde, maar een nieuw begin!" Hij moedigde de deelnemers aan om de BPUG-community te blijven zien als een platform voor kennisdeling en samenwerking.

9. Borrel

De dag eindigde met een borrel op het communityplein, waar deelnemers in een informele setting konden napraten en nieuwe contacten konden leggen.