Best Practice User Group Nederland

Capaciteitsmanagement in hybride veranderorganisaties

Deze route wordt aangeboden door Fortes.

In veel organisaties, zowel commercieel en overheid, is geld niet meer de beperkende factor voor het succesvol en tijdig kunnen realiseren van de gewenste veranderinitiatieven. De beschikbaarheid van voldoende menskracht met de juiste competenties is steeds vaker de belangrijkste uitdaging.

Zijn de volgende situaties wellicht herkenbaar ?

• Frustratie omdat projecten flink uitlopen of niet goed worden afgerond doordat er onvoldoende tijd aan kan worden besteed
• Meerdere projecten trekken allemaal aan dezelfde personen met specifieke schaarse skills waardoor die overbelast raken
• Mensen klagen dat ze veel te veel projecten tegelijkertijd hebben lopen waardoor ze niet meer de gewenste kwaliteit kunnen leveren en overzicht verliezen.

Vaak zoekt een organisatie de oplossing in “resource allocatie management”: het in detail inplannen van personen op lopende projecten en/of agile initiatieven. Maar dat is meestal niet de oplossing. Als er simpelweg te weinig (geschikte) mensen beschikbaar zijn voor het uitvoeren van het portfolio, kun je plannen tot je een ons weegt. Het zal nooit passen. Er zijn dan maar twee oplossingen: projecten stopzetten of op korte termijn meer personen aantrekken. Dat laatste is in de huidige arbeidsmarkt vaak een heel lastige of heel dure optie.

Wat wel werkt is als een organisatie al in een vroeg stadium, voordat de projecten worden opgestart, probeert in te schatten wat grofweg de verwachte vraag aan uren is per skill of team voor de portfolio initiatieven en deze op hoofdlijnen gaat matchen met het aanbod van personen en/of teams. Op die manier kan al in een vroeg stadium worden besloten om bepaalde initiatieven te schrappen uit het portfolio of later te plannen. Of om pro-actief werving van personen met een specifieke vaardigheid op te starten. 

Dit proces heet portfolio capaciteitsplanning.

Tijdens het seminar zal Fortes samen met een klant, de Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL), dieper ingaan op hoe je het proces “portfolio capaciteitsplanning” stap-voor-stap in een organisatie kunt introduceren en toepassen en op welke wijze de software van Fortes hierbij op praktische wijze kan ondersteunen. Een belangrijk aandachtspunt hierbij is ook het gebruik van capaciteitsmanagement in een hybride portfolio bestaande uit een combinatie van projecten, agile programma’s (ook wel ART’s genoemd) en agile teams.

Deelnemers aan de Fortes sessie zullen na afloop een antwoord hebben op de volgende vraag:

• Hoe houdt de Luchtverkeersleiding op praktische wijze grip op vraag en aanbod van mensen in hun meerjarig portfolio ?
• Wat zijn de lessons learned van de Luchtverkeersleiding op dat gebied ?
• Wat is het verschil tussen strategische, tactische en operationele planning van resources ?
• Hoe voorkom je dat het planproces veel te veel tijd gaat kosten en het doel overschaduwt ?
• Kun je portfolio capaciteitsplanning ook toepassen als je hybride of helemaal (scaled) agile werkt ?
• Wat zijn logische eerste stappen om mee te beginnen ?

Sprekers

Hans Ooms, Projectleider Portfoliomanagement bij de Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL)

Sander Nijenhuis, Managing Director Fortes

Over Fortes

​​​​​​​Fortes Solutions BV levert en implementeert gebruikersvriendelijke software die middelgrote en grote organisaties ondersteunt bij het succesvol realiseren van organisatorische veranderingen en het bereiken van hun strategische doelen. Het product “Fortes Change Cloud” heeft een leidende positie in Nederland. Tot de kernfunctionaliteiten behoren onder meer:

• Strategisch portfolio management (hybride)
• Portfolio capaciteitsplanning en team planning (hybride)
• Programma en project management (lean)
• Scaled Agile ondersteuning (SAFe / Spotify framework / SCRUM / Kanban)
• Third-party integratie (Jira / Azure DevOps / Microsoft Teams)